Fahrplan
Fünf Wellen, in dieser Reihenfolge und nicht in einer anderen.
Die Ordnung folgt der Abhängigkeit und erst danach dem Nutzen. Gebaut wird in senkrechten Schnitten: je Modul ein durchgehender Weg von der Tabelle bis zur Oberfläche, statt vieler breiter Halbfertigteile.
Welle 1
Fundament
4 von 4 gebaut
Die geteilte Kern-Domäne, das Hauptbuch und die Hülle, in der jedes Modul steckt. Ohne sie gibt es keinen Ort, an den ein Modul schreiben könnte.
- StammdatengebautObjekt, Gebäude, Einheit, Person und Beteiligung, jeweils mit Zeitbezug statt als fester Wert.
- KontenrahmengebautEin Kontenplan je Objekt, dessen Nummern der Betriebskostenkatalog vorgibt, mit Umlagefähigkeit und Verteilung am Konto.
- HauptbuchgebautEin geteiltes Buch für alle Module, append-only, mit Storno statt Löschung und drei streng getrennten Datumsangaben.
- Zugang und BerechtigunggebautAnmeldung über den eigenen Identitätsanbieter, Geltungsbereich bis auf die einzelne Einheit, bei jeder Anfrage frisch gelesen.
Welle 2
Geldfluss
8 von 8 gebaut
Der Kreislauf des Geldes: Der Wirtschaftsplan erzeugt die Forderung, die Lastschrift zieht sie ein, der Bankabgleich verbucht den Eingang, das Mahnwesen holt nach, was ausbleibt.
- WirtschaftsplangebautLegt das monatliche Hausgeld je Einheit fest und stellt daraus Monat für Monat die Forderungen.
- BankabgleichgebautLiest Kontoauszüge ein, schlägt Zuordnungen zu offenen Posten vor und bucht Teilzahlungen sauber ab.
- Verbindlichkeiten und E-Rechnungs-EinganggebautErfasst Eingangsrechnungen mit Splitbuchung und Lohnanteil und liest elektronische Rechnungen strukturiert ein.
- SEPA-LastschriftgebautVerwaltet die Mandate und zieht fällige Hausgeldforderungen ein, als Datei oder direkt über die Bankschnittstelle.
- ZahlungsverkehrgebautBegleicht gebuchte Verbindlichkeiten per SEPA-Überweisung, als Datei, live oder als Echtzeitüberweisung.
- MahnwesengebautMahnt säumige Eigentümer in drei Stufen, weist Verzugszinsen aus und bucht die Mahngebühr.
- Verwaltervertrag und HonoraregebautBildet den Verwaltervertrag ab und stellt daraus regelmäßig die Vergütung in Rechnung.
- E-Rechnungs-AusganggebautErzeugt aus einer gestellten Rechnung ein archivfestes PDF mit eingebetteter Rechnungsdatei nach europäischer Norm.
Welle 3
Abrechnungen
6 von 9 gebaut
Was das Jahr gekostet hat und wer welchen Anteil trägt. Hier hängen die gesetzlichen Pflichten: Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Heizkosten, Betriebskosten.
- Jahresabschluss und VermögensberichtgebautSchreibt einen abgelaufenen Zeitraum fest und erzeugt daraus den gesetzlich verlangten Vermögensbericht.
- Verteilung und UmlageschlüsselgebautLegt fest, nach welchem Maßstab welches Konto verteilt wird, getrennt nach Verwendungszweck und mit Zeitbezug.
- HausgeldabrechnunggebautRechnet die Kosten der Periode auf die Einheiten um und ermittelt je Einheit die Abrechnungsspitze.
- Abrechnungslauf und BeschlussgebautFriert die Abrechnung ein, liefert je Einheit ein PDF und bucht nach dem Beschluss die Spitze als Forderung.
- Zähler, Ablesung und VerbrauchgebautFührt die Messgeräte eines Objekts, ihre Ablesungen und den daraus abgeleiteten Verbrauch je Einheit.
- WärmekostenabrechnunggebautTrennt Wärme und Warmwasser, teilt beides in Grund- und Verbrauchskosten und verteilt es cent-genau je Einheit.
- CO2-Kostenaufteilungin ArbeitStuft das Gebäude nach seinem Kohlendioxidausstoß ein und weist je Einheit den Anteil aus, den der Vermieter trägt.
- BetriebskostenabrechnunggeplantRechnet die umlagefähigen Kosten gegenüber dem Mieter ab, nach Mietvertrag statt nach Beschluss.
- Buchhaltung und DatenexportgeplantAuswertungen über das Hauptbuch und die Übergabe der Buchungssätze an die Steuerkanzlei.
Welle 4
Verwaltung und Betrieb
0 von 8 gebaut
Alles neben dem Geld: Beschlüsse, Versammlungen, Fristen, Vorgänge, Korrespondenz. Geplant, noch nicht gebaut.
- Beschluss-SammlunggeplantDie gesetzlich vorgeschriebene, fortlaufende Sammlung aller Beschlüsse der Gemeinschaft.
- VersammlungsverwaltunggeplantEinladung, Legitimation, gewichtete Abstimmung und Niederschrift, für Präsenz, hybrid und rein virtuell.
- Fristen und WiedervorlagegeplantÜberwacht gesetzliche Fristen und wiederkehrende Prüftermine und meldet sich, bevor sie ablaufen.
- Vorgänge und SchadensmeldungengeplantNimmt Meldungen von Eigentümern und Mietern auf, ordnet sie zu und verfolgt sie bis zur Erledigung.
- Korrespondenz und VersandgeplantErzeugt Schreiben aus Vorlagen mit den Daten des Falls und legt das Versendete revisionssicher ab.
- Kontakte und TelefoniegeplantZeigt beim eingehenden Anruf, wer anruft und zu welchem Objekt er gehört, und hält den Gesprächsverlauf fest.
- KautionsverwaltunggeplantFührt Mietkautionen getrennt vom eigenen Vermögen, verzinst sie und rechnet sie beim Auszug ab.
- DokumentenablagegeplantBindet die vorhandene Dokumentenverwaltung an, statt eine zweite daneben zu bauen.
Welle 5
Portale
0 von 3 gebaut
Der Zugang für Eigentümer und Mieter auf denselben Datenbestand, gefiltert auf die eigene Einheit. Geplant, noch nicht gebaut.
- Verwalter-DashboardgeplantDer Einstieg für den Verwalter: was heute ansteht, was klemmt und wo Geld fehlt.
- Eigentümer-PortalgeplantGibt dem Eigentümer Zugang zu seinen eigenen Unterlagen, ohne dass jemand etwas heraussuchen muss.
- Mieter-PortalgeplantDer gleiche Weg für Mieter: Abrechnung, Zählerstände und Meldungen ohne Umweg über das Büro.
Der Termin, an dem alles hängt
Das erste abzurechnende Wirtschaftsjahr endet am 31. Dezember 2026.
Daraus folgt die Reihenfolge der dritten Welle: Jahresabrechnung und Vermögensbericht werden im Lauf des Jahres 2027 gebraucht, die Betriebskostenabrechnung innerhalb der Zwölfmonatsfrist. Das ist kein Wunschtermin, sondern eine gesetzliche Frist, und sie bestimmt, was zuerst fertig sein muss.