Verwalten
Der Rest des Alltags.
Beschlüsse, Versammlungen, Fristen, Schadensmeldungen, Schreiben, Kautionen. Das ist die Arbeit zwischen den Zahlen. Sie hängt an denselben Objekten, Einheiten und Personen wie das Geld.
Der Ablauf
Stränge, die sich berühren.
Drei Stränge nebeneinander: das Beschlusswesen, der Alltag, den eine Frist oder eine Meldung auslöst, und die Ablagen, auf die beides zugreift.
8 Bausteine
Was hier zusammenkommt.
- Beschluss-SammlungDie gesetzlich vorgeschriebene, fortlaufende Sammlung aller Beschlüsse, mit Wortlaut, Datum und Fundstelle. Wird einer angefochten oder aufgehoben, steht der Vermerk dabei.
- VersammlungsverwaltungEinladung, Legitimation, gewichtete Abstimmung und Niederschrift, für Präsenz, hybrid und rein virtuell. Die Abstimmung bleibt in digoCockpit, den Konferenzraum bringt jemand anderes mit.
- Fristen und WiedervorlageÜberwacht die Fristen, die teuer werden, wenn sie niemand bemerkt: die Zwölfmonatsfrist der Betriebskostenabrechnung, die Einladungsfrist, die wiederkehrenden Prüfungen an Aufzug und Trinkwasser. Die Meldung kommt vorher.
- Vorgänge und SchadensmeldungenNimmt Meldungen auf, ordnet sie Objekt und Einheit zu, gibt sie an den Handwerker weiter und verfolgt sie bis zur Erledigung.
- Korrespondenz und VersandSchreiben entstehen aus Vorlagen mit den Daten des Falls, und abgelegt wird, was hinausgegangen ist, im Wortlaut von damals.
- Kontakte und TelefonieBeim eingehenden Anruf steht auf dem Schirm, wer da anruft, zu welcher Einheit er gehört und welcher Vorgang gerade offen ist.
- KautionsverwaltungMietkautionen liegen getrennt vom Vermögen des Vermieters, werden verzinst und beim Auszug abgerechnet. Sie hängen am Mietverhältnis, also an derselben Stelle wie die Betriebskostenabrechnung.
- DokumentenablageDie vorhandene Dokumentenverwaltung wird angebunden, samt Texterkennung und Archivnummer. Im Bestand steht dann nur der Verweis auf den Beleg, das Dokument selbst bleibt in der Ablage.