Stammdaten
Objekt, Gebäude, Einheit, Eigentümer und Mieter, jeder Wert mit seinem Zeitraum. Ein Eigentümerwechsel wird einmal gepflegt und gilt überall.
Der Umfang
Die Software, Baustein für Baustein.
19 Bausteine, die den Verwaltungsalltag tragen: die geteilten Grundlagen, der Kreislauf des Geldes und alles, was am Jahresende gebraucht wird.
Ein Baustein ist bei digoCockpit kein Menüpunkt, sondern ein eigenständiges Paket mit eigenen Tabellen, eigener Oberfläche und einer festen Art, mit den anderen zu reden. Deshalb lässt sich einer hinzufügen, ohne die bestehenden anzufassen, und deshalb kann diese Liste wachsen, ohne dass das Vorhandene unruhig wird.
Was sie verbindet, liegt darunter: dieselben Stammdaten, dasselbe Hauptbuch, dieselben Regeln für das Buchen. Viele Fächer, ein Möbel.
4 Bausteine
Kern
Was alle Bausteine teilen: Stammdaten mit Zeitbezug, ein Kontenplan je Objekt, ein gemeinsames Buch und die Frage, wer was sehen darf.
Kontenrahmen
Ein Kontenplan je Objekt, dessen Nummern dem Betriebskostenkatalog folgen. Umlagefähigkeit und Verteilung hängen am Konto, nicht an einer Notiz.
Hauptbuch
Ein gemeinsames Buch für alle Bausteine. Nichts wird gelöscht, korrigiert wird per Gegenbuchung, und jede Buchung trägt ihre drei Datumsangaben getrennt.
Zugang und Berechtigung
Anmeldung über den eigenen Identitätsanbieter, der Geltungsbereich reicht bis auf die einzelne Einheit und wird bei jeder Anfrage neu gelesen.
8 Bausteine
Geldfluss
Der Kreislauf des Geldes, vom beschlossenen Hausgeld über den Einzug und den Kontoauszug bis zur bezahlten Handwerkerrechnung.
Wirtschaftsplan
Legt das monatliche Hausgeld je Einheit fest und stellt daraus Monat für Monat die Forderungen, ohne dass jemand eine Liste abhaken muss.
SEPA-Lastschrift
Verwaltet die Mandate und zieht fällige Forderungen ein, als Datei oder direkt über die Bankschnittstelle. Ein Posten kann nicht zweimal in einen Einzug geraten.
Bankabgleich
Liest Kontoauszüge ein, schlägt die Zuordnung zu offenen Posten vor und verbucht auch Teilzahlungen sauber. Was nicht passt, wird Klärfall statt Rätsel.
Verbindlichkeiten und E-Rechnung
Nimmt Eingangsrechnungen auf, splittet sie auf Konten samt Lohnanteil und liest elektronische Rechnungen strukturiert ein, wie es seit 2025 Pflicht ist.
Zahlungsverkehr
Begleicht gebuchte Rechnungen per SEPA-Überweisung, als Datei, live über die Bank oder als Echtzeitüberweisung, mit Empfängerabgleich vor der Freigabe.
Mahnwesen
Mahnt in drei Stufen, rechnet die Verzugszinsen tagegenau aus und bucht die Mahngebühr. Das Schreiben entsteht aus dem festgehaltenen Stand, nicht aus dem heutigen.
Verwaltervertrag und Honorare
Bildet den eigenen Vertrag ab und stellt daraus die Vergütung in Rechnung, mit Indexanpassung als Vorschlag statt als stiller Automatik.
E-Rechnungs-Ausgang
Erzeugt aus einer gestellten Rechnung ein archivfestes PDF mit eingebetteter Rechnungsdatei nach europäischer Norm. Ein Dokument, zwei Leser.
7 Bausteine
Abrechnung
Was am Jahresende gebraucht wird, und was das Gesetz dazu im Einzelnen verlangt: Abrechnung, Vermögensbericht, Wärme und Verbrauch.
Jahresabschluss und Vermögensbericht
Schreibt einen abgelaufenen Zeitraum fest und erzeugt den Vermögensbericht, den das Wohnungseigentumsgesetz seit der Reform eigenständig verlangt.
Verteilung und Umlageschlüssel
Legt fest, welches Konto nach welchem Maßstab verteilt wird, getrennt nach Verwendungszweck und mit Zeitbezug. Ein Beschluss zur Jahresmitte ist nachtragbar.
Hausgeldabrechnung
Rechnet die Kosten der Periode auf die Einheiten um und ermittelt je Einheit die Abrechnungsspitze, also genau das, worüber beschlossen wird.
Abrechnungslauf und Beschluss
Friert die Abrechnung ein, liefert je Einheit ein PDF und bucht nach dem Beschluss die Spitze als Forderung oder Guthaben. Ein versandtes Papier ändert sich nicht mehr.
Zähler, Ablesung und Verbrauch
Führt die Messgeräte eines Objekts, ihre Ablesungen und den daraus abgeleiteten Verbrauch je Einheit, samt Zählerwechsel mitten im Jahr.
Wärmekostenabrechnung
Trennt Wärme und Warmwasser, teilt beides in Grund- und Verbrauchskosten und verteilt es cent-genau je Einheit, nach Heizkostenverordnung.
CO2-Kostenaufteilung
Stuft das Gebäude nach seinem Kohlendioxidausstoß ein und weist je Einheit aus, welchen Anteil der Vermieter trägt. Grundlage für dessen eigene Abrechnung.
Genauer nachlesen
Jeder Baustein hat eine ausführliche Beschreibung.
Was ein Baustein im Einzelnen tut, wie er mit den anderen zusammenhängt und nach welchen Vorschriften er rechnet, steht im technischen Auftritt, jeweils mit der Fundstelle im Gesetz. Dort finden Sie auch, woran gerade gearbeitet wird.