Alle Bausteine
Alle Bausteine, flach aufgelistet
33 Bausteine, nach ihrer Rolle geordnet. Wer den Weg über die Aufgaben nehmen möchte, ist unter /software/ besser aufgehoben; hier steht die flache Liste für den, der einen bestimmten Namen sucht.
4 Bausteine
Kern
Was alle Bausteine teilen: Stammdaten mit Zeitbezug, ein Kontenplan je Objekt, ein gemeinsames Buch und die Frage, wer was sehen darf.
- StammdatenObjekt, Gebäude, Einheit, Eigentümer, Mieter. Jeder veränderliche Wert weiß, ab wann er gilt, und ein Eigentümerwechsel wird genau einmal gepflegt.
- KontenrahmenEin Kontenplan je Objekt, dessen Nummern dem Betriebskostenkatalog folgen. Ob ein Konto umlagefähig ist und wonach es verteilt wird, ist eine Eigenschaft des Kontos und keine Bemerkung im Freitext.
- HauptbuchEin gemeinsames Buch für alle Bausteine. Eine falsche Buchung bleibt stehen und bekommt ihre Gegenbuchung dazu, denn gelöscht wird hier nichts. Buchungsdatum, Leistungsdatum und Fälligkeit stehen getrennt.
- Zugang und BerechtigungDie Anmeldung läuft über den eigenen Identitätsanbieter. Wer was sehen darf, reicht bis auf die einzelne Einheit hinunter, und geprüft wird es bei jeder Anfrage neu.
9 Bausteine
Geldfluss
Der Kreislauf des Geldes, vom beschlossenen Hausgeld über den Einzug und den Kontoauszug bis zur bezahlten Handwerkerrechnung.
- WirtschaftsplanLegt das monatliche Hausgeld je Einheit fest und stellt daraus Monat für Monat die Forderungen, ohne dass jemand eine Liste abhaken muss.
- Mietvertrag und SollstellungFührt die Mietverhältnisse mit ihren Sätzen und bucht monatlich Kaltmiete und Vorauszahlungen als Forderung. Beginnt ein Vertrag am Vierzehnten, wird taggenau anteilig gerechnet.
- SEPA-LastschriftVerwaltet die Mandate und zieht ein, was fällig ist, als Datei oder direkt über die Bankschnittstelle. Zweimal kann derselbe Posten nicht in einen Einzug geraten.
- BankabgleichDer Kontoauszug kommt herein, und die Software schlägt vor, welcher Eingang zu welchem offenen Posten gehört. Teilzahlungen sind dabei der Normalfall, und was sich nicht zuordnen lässt, bleibt als Klärfall sichtbar liegen.
- Verbindlichkeiten und E-RechnungNimmt Eingangsrechnungen auf, verteilt sie auf Konten und führt den Lohnanteil je Zeile mit. Elektronische Rechnungen kommen strukturiert herein, wie es seit 2025 Pflicht ist.
- ZahlungsverkehrBezahlt gebuchte Rechnungen per SEPA-Überweisung, wahlweise als Datei, live über die Bank oder in Echtzeit. Vor der Freigabe wird der Empfängername gegen die Bank geprüft.
- MahnwesenDrei Stufen, taggenau gerechnete Verzugszinsen, eine gebuchte Mahngebühr. Ein Mahnschreiben zeigt auch Jahre später noch die Zahlen von damals.
- Verwaltervertrag und HonorareBildet den eigenen Vertrag ab und stellt daraus die Vergütung in Rechnung. Eine Indexanpassung kommt als Vorschlag auf den Tisch und erhöht von allein gar nichts.
- E-Rechnungs-AusgangAus einer gestellten Rechnung wird ein archivfestes PDF mit eingebetteter Rechnungsdatei nach europäischer Norm. Der Empfänger liest das Papier, seine Buchhaltung die Daten darin.
9 Bausteine
Abrechnung
Was am Jahresende gebraucht wird, und was das Gesetz dazu im Einzelnen verlangt: Abrechnung, Vermögensbericht, Wärme und Verbrauch.
- Jahresabschluss und VermögensberichtEin abgelaufener Zeitraum wird festgeschrieben, und daraus entsteht der Vermögensbericht, den das Wohnungseigentumsgesetz seit der Reform als eigenes Dokument verlangt.
- Verteilung und UmlageschlüsselWelches Konto nach welchem Maßstab verteilt wird, getrennt nach Verwendungszweck und mit Zeitbezug. Ein Beschluss zur Jahresmitte lässt sich nachtragen.
- HausgeldabrechnungDie Kosten der Periode werden auf die Einheiten umgelegt, und je Einheit ergibt sich die Abrechnungsspitze. Genau über die wird in der Versammlung beschlossen.
- Abrechnungslauf und BeschlussFriert die Abrechnung ein, liefert je Einheit ein PDF und bucht nach dem Beschluss die Spitze als Forderung oder Guthaben. Ein versandtes Papier ändert sich nicht mehr.
- Zähler, Ablesung und VerbrauchMessgeräte, Ablesungen und der daraus abgeleitete Verbrauch je Einheit. Auch ein Zählerwechsel mitten im Jahr geht auf.
- WärmekostenabrechnungWärme und Warmwasser getrennt, beides in Grund- und Verbrauchskosten geteilt, cent-genau je Einheit verteilt, alles nach Heizkostenverordnung.
- CO2-KostenaufteilungDas Gebäude wird nach seinem Kohlendioxidausstoß eingestuft, und je Einheit steht dann da, welchen Anteil der Vermieter trägt. Er braucht die Zahl für seine eigene Abrechnung.
- BetriebskostenabrechnungRechnet gegenüber dem Mieter ab, nach dem Mietvertrag und gegen die Vorauszahlungen, die im Buch stehen. Je Mietverhältnis entsteht daraus ein Abrechnungsschreiben mit dem Rechenweg darauf.
- Buchhaltung und DatenexportWertet das vorhandene Hauptbuch aus, von der Saldenliste bis zur Übergabe der Buchungssätze an die Steuerkanzlei.
8 Bausteine
Verwaltung
Die Arbeit neben dem Geld: Beschlüsse, Versammlungen, Fristen, Schäden und Schriftverkehr.
- Beschluss-SammlungDie gesetzlich vorgeschriebene, fortlaufende Sammlung aller Beschlüsse, mit Wortlaut, Datum und Fundstelle. Wird einer angefochten oder aufgehoben, steht der Vermerk dabei.
- VersammlungsverwaltungEinladung, Legitimation, gewichtete Abstimmung und Niederschrift, für Präsenz, hybrid und rein virtuell. Die Abstimmung bleibt in digoCockpit, den Konferenzraum bringt jemand anderes mit.
- Fristen und WiedervorlageÜberwacht die Fristen, die teuer werden, wenn sie niemand bemerkt: die Zwölfmonatsfrist der Betriebskostenabrechnung, die Einladungsfrist, die wiederkehrenden Prüfungen an Aufzug und Trinkwasser. Die Meldung kommt vorher.
- Vorgänge und SchadensmeldungenNimmt Meldungen auf, ordnet sie Objekt und Einheit zu, gibt sie an den Handwerker weiter und verfolgt sie bis zur Erledigung.
- Korrespondenz und VersandSchreiben entstehen aus Vorlagen mit den Daten des Falls, und abgelegt wird, was hinausgegangen ist, im Wortlaut von damals.
- Kontakte und TelefonieBeim eingehenden Anruf steht auf dem Schirm, wer da anruft, zu welcher Einheit er gehört und welcher Vorgang gerade offen ist.
- KautionsverwaltungMietkautionen liegen getrennt vom Vermögen des Vermieters, werden verzinst und beim Auszug abgerechnet. Sie hängen am Mietverhältnis, also an derselben Stelle wie die Betriebskostenabrechnung.
- DokumentenablageDie vorhandene Dokumentenverwaltung wird angebunden, samt Texterkennung und Archivnummer. Im Bestand steht dann nur der Verweis auf den Beleg, das Dokument selbst bleibt in der Ablage.
3 Bausteine
Portale
Die Zugänge für Verwalter, Eigentümer und Mieter.
- Verwalter-DashboardEine Startseite mit den offenen Punkten aller Objekte, von Klärfällen im Bankabgleich bis zu Abrechnungen, die auf ihren Beschluss warten.
- Eigentümer-PortalGibt dem Eigentümer Zugang zu seinen eigenen Unterlagen: die Einzelabrechnung, den Kontostand, die Belege, in die er Einsicht nehmen darf.
- Mieter-PortalDerselbe Weg für den Mieter, mit der eigenen Betriebskostenabrechnung, den eigenen Zählerständen und der Schadensmeldung samt Bild.